This guide is about Israeli business practice and is available in Hebrew only.
הרבה בעלי עסקים קטנים מגלים כמה הרוויחו רק כשרואה החשבון שולח את הדוח השנתי. עד אז ההחלטות מתקבלות לפי תחושה: "נראה לי שהחודש היה טוב". יומן הכנסות והוצאות פשוט משנה את זה. הוא לא מחליף הנהלת חשבונות, אבל נותן לכם תמונה עדכנית של המצב בכל רגע.
שלוש שאלות שהגיליון עונה עליהן
- כמה באמת נשאר לי החודש? לא כמה נכנס לחשבון, אלא כמה נשאר אחרי ההוצאות.
- על מה הכסף הולך? כשההוצאות מחולקות לקטגוריות, קל לראות מה גדל בלי ששמתם לב.
- איזה חודש היה טוב, ולמה? השוואה בין חודשים מראה עונתיות, ועוזרת לתכנן קדימה.
אילו עמודות צריך בגיליון
גיליון טוב הוא גיליון שבאמת ממלאים. לכן כדאי להסתפק בעמודות שבאמת צריך:
- תאריך
- סוג: הכנסה או הוצאה
- קטגוריה: מתוך רשימה קבועה (ראו בהמשך)
- תיאור: לקוח או ספק, ומה זה היה
- סכום
- מע״מ: לעוסק מורשה בלבד
- מספר מסמך: מספר הקבלה או החשבונית, כדי שתמצאו אותה אחר כך
רשימת קטגוריות קבועה, שבוחרים ממנה ולא מקלידים כל פעם מחדש, היא מה שמאפשר לגיליון לסכם לבד כמה הוצאתם על כל דבר.
קטגוריות מומלצות לעסק קטן
| הכנסות | הוצאות |
|---|---|
| שירות / מוצר עיקרי | חומרים וסחורה |
| שירות משני | שיווק ופרסום |
| הכנסות אחרות | תוכנות ומנויים |
| רכב ונסיעות | |
| טלפון ואינטרנט | |
| שכירות ומשרד | |
| אנשי מקצוע (רואה חשבון, עורך דין) |
אל תגזימו בכמות. עשר קטגוריות שאתם מבינים עדיפות על שלושים שאתם מתלבטים ביניהן.
שימו לב: לא כל הוצאה שרשמתם מוכרת לצורכי מס, ויש הוצאות שמוכרות רק בחלקן. היומן נועד לתמונה שלכם. מה מוכר ומה לא, קובע רואה החשבון.
שגרה של עשר דקות בשבוע
- פעם בשבוע: רושמים את כל ההכנסות וההוצאות של השבוע, לפי הקבלות והחשבוניות.
- בסוף החודש: מסתכלים על הסיכום החודשי. כמה נכנס, כמה יצא, מה נשאר.
- פעם ברבעון: משווים בין חודשים. איזו קטגוריית הוצאה גדלה? איזה שירות מכניס יותר?
- בסוף השנה: מעבירים לרואה החשבון את הגיליון יחד עם המסמכים. זה חוסך לו זמן, ולכם כסף.
מע״מ בגיליון
עוסק מורשה גובה מע״מ על ההכנסות ומשלם מע״מ על חלק מההוצאות. ההפרש הוא מה שמעבירים לרשות המסים. גיליון שמחשב את זה לבד (מע״מ עסקאות, מע״מ תשומות ומע״מ לתשלום) נותן לכם להיערך מראש לתשלום, במקום להיות מופתעים. שיעור המע״מ ב-2026 הוא 18%. אצל עוסק פטור אין גביית מע״מ, ולכן החישובים האלה מתאפסים.
הגיליון הוא כלי מעקב בלבד. הדיווח עצמו נעשה מול רשות המסים, לרוב דרך רואה החשבון.
התבניות שאפשר להוריד בחינם
- הכנסות והוצאות לעסק: יומן עם סיכום חודשי ושנתי, רווח ומע״מ לתשלום שמחושבים לבד, גרף ופילוח לפי קטגוריה.
- מעקב הוצאות לעסק: לרישום הוצאות בלבד, עם סיכום של מה עוד לא שולם וטבלה לפי קטגוריה וחודש.
- דוח רווח והפסד שנתי: למי שרוצה לראות רווח גולמי ורווח תפעולי לפי חודשים.
- מעקב גבייה: מי חייב לכם כסף, ממתי, וכמה ימים באיחור.
את צד ההכנסות קל יותר לנהל כשכל תשלום מגיע עם מסמך: קבלה או חשבונית ממוספרת, שאפשר להפיק בכלי החשבוניות והקבלות ולהעתיק לגיליון.
אם החודשים הבאים מדאיגים אתכם יותר מהחודש שעבר, קראו גם את המדריך לתזרים מזומנים.
דוגמה: איך נראות כמה שורות ביומן
| תאריך | סוג | קטגוריה | תיאור | סכום |
|---|---|---|---|---|
| 03/11 | הכנסה | שירות עיקרי | עיצוב לוגו, לקוח: סטודיו נוי | 2,400 ₪ |
| 05/11 | הוצאה | תוכנות ומנויים | מנוי חודשי לתוכנת עיצוב | 120 ₪ |
| 12/11 | הוצאה | שיווק ופרסום | קידום ממומן ברשתות | 300 ₪ |
שורה אחת לכל תנועה, בלי סיכומים ידניים באמצע. הסיכומים צריכים להיות בגיליון נפרד, שמחושב מהשורות האלה. כך אף פעם לא מתעדכן מספר אחד ונשכח השני.
תבניות Excel לעסק, בחינם
קבצי Excel עם נוסחאות מובנות, שמסכמים לבד. מורידים, ממלאים ומתחילים. ההורדה חינמית, עם חשבון DeskKit חינמי.
שאלות נפוצות
האם גיליון אקסל מספיק כהנהלת חשבונות?
גיליון הכנסות והוצאות הוא כלי מעקב שנותן לכם תמונה עדכנית של העסק. הוא לא מחליף ניהול ספרים לפי הוראות רשות המסים או רואה חשבון.
האם התבנית מתאימה לעוסק פטור?
כן. התבנית מתאימה לעוסק מורשה, לעוסק פטור ולחברה. אצל עוסק פטור חישובי המע״מ מתאפסים.
האם הגיליונות באמת בחינם?
הגיליונות חינמיים. אפשר לצפות בכל התוכן לפני ההורדה, וההורדה עצמה דורשת חשבון DeskKit פשוט וחינמי.
כל כמה זמן כדאי לעדכן את הגיליון?
פעם בשבוע זה קצב טוב. כך הרישום לוקח כמה דקות, ואין ערימה של קבלות בסוף החודש.