This guide is about Israeli business practice and is available in Hebrew only.
למה לקוחות לא משלמים בזמן
ברוב המקרים זה לא חוסר רצון. החשבונית נקברה בתיבת המייל, מי שאישר את העבודה לא מי שמשלם, או שפשוט לא היה ברור מתי צריך לשלם. תזכורת מנומסת פותרת את רוב המקרים האלה, וכמעט אף לקוח לא נעלב ממנה.
מה שכן מזיק הוא לחכות. ככל שעובר יותר זמן, קשה יותר לבקש, והחוב נראה פחות דחוף גם ללקוח.
לפני התזכורת: מה לכתוב כבר בחשבונית
- תאריך לתשלום, לא רק "שוטף +30". תאריך מפורש קל יותר לזכור ולהזכיר.
- איך משלמים. פרטי חשבון, אפליקציית תשלום או קישור. כל צעד שהלקוח צריך לברר הוא עוד סיבה לדחות.
- למי לפנות בשאלות. שם וטלפון, כדי שלא תהיה סיבה "לחכות לתשובה".
- מקדמה כבר בהצעת המחיר. עבודה שהתחילה עם מקדמה כמעט תמיד נגמרת בתשלום מלא. ראו איך כותבים הצעת מחיר.
אין לכם עדיין חשבונית מסודרת? אפשר ליצור אחת בכלי החשבוניות, ולקרוא על ההבדל בין חשבונית מס, קבלה וחשבון עסקה.
וכדי לראות במבט אחד מי עוד חייב לכם, ומאיזה תאריך, יש גיליון מעקב גבייה חינמי להורדה.
לוח זמנים פשוט לתזכורות
| מתי | מה שולחים | הטון |
|---|---|---|
| 3 ימים לפני מועד התשלום | תזכורת ידידותית | "רק לוודא שהכל אצלך" |
| יום אחרי המועד | תזכורת שנייה | ענייני ובהיר |
| שבוע אחרי המועד | תזכורת אחרונה במייל | רציני, עם בקשה לתאריך |
| אחרי זה | שיחת טלפון | אישי |
הלוח הזה מתאים לרוב העסקים הקטנים. אם הלקוח הוא חברה גדולה, כדאי לברר מראש מי מטפל בתשלומים אצלם ולשלוח את התזכורות גם אליו.
נוסחים מוכנים להעתקה
היי {שם}, רק תזכורת קטנה שחשבונית מספר {מספר} על סך {סכום} ₪ לתשלום עד {תאריך}. פרטי התשלום מצורפים. אם משהו לא ברור, אני כאן. תודה!
היי {שם}, מקווה שהכל טוב. ראיתי שחשבונית {מספר} על סך {סכום} ₪, שמועד התשלום שלה היה אתמול, עדיין פתוחה. אפשר לשלם ב{אמצעי תשלום}. אם כבר שילמת, תתעלם מההודעה ותודה רבה.
שלום {שם}, חשבונית {מספר} על סך {סכום} ₪ עדיין לא שולמה, למרות שתי תזכורות קודמות. אשמח לקבל את התשלום עד {תאריך חדש}, או לשמוע ממך אם יש בעיה שצריך לפתור. אפשר להתקשר אליי ב{טלפון}.
שימו לב: כל נוסח כולל את מספר החשבונית, הסכום ודרך לשלם. ה"אם כבר שילמת" בתזכורת השנייה חוסך מבוכה כשהתשלום והתזכורת נפגשים בדרך.
טעויות שכדאי להימנע מהן
- להתנצל. "סליחה שאני מטריד/ה" מקטין את הבקשה. אתם מבקשים כסף על עבודה שעשיתם, זה לגיטימי לגמרי.
- לכתוב בכעס. גם בתזכורת השלישית, טון ענייני עובד טוב יותר מטון נעלב.
- לשלוח רק בוואטסאפ. הודעה בוואטסאפ נבלעת מהר. מייל עם החשבונית מצורפת נשאר, וקל להעביר אותו למי שמשלם.
- לשכוח לסמן ששולם. אין דבר מביך יותר מתזכורת על חשבונית שכבר שולמה.
שהתזכורות יצאו לבד
הבעיה עם תזכורות היא לא לכתוב אותן, אלא לזכור לשלוח אותן בזמן, ולהפסיק ברגע שהלקוח שילם. במסלול המקצועי של DeskKit יש אוטומציה בשם "גבייה בלי מבוכה": חשבונית שלא שולמה מקבלת תזכורות מנומסות לפי הלוח שבחרתם, בנוסח שלכם, והן נעצרות ברגע שמסמנים "שולם". אם החשבונית עדיין פתוחה אחרי התזכורת האחרונה, נפתחת לכם משימה לבדוק את התשלום.
ואחרי שהלקוח שילם, אוטומציה אחרת יכולה לשלוח לו תודה, ובהמשך בקשה לביקורת. על זה יש לנו מדריך לבקשת ביקורות.
תזכורות תשלום שיוצאות לבד
בוחרים לוח זמנים, עורכים את הנוסח, וזה קורה לבד עד שמסמנים ששולם. 7 ימי ניסיון חינם, וביטול בכל רגע.
להכיר את האוטומציותשאלות נפוצות
כמה תזכורות תשלום מקובל לשלוח?
בדרך כלל שתיים או שלוש במייל: אחת לפני המועד, אחת אחריו, ואחת אחרונה כשבוע אחרי. אם עדיין אין תשלום, מרימים טלפון.
מה לכתוב בתזכורת תשלום כדי שלא תישמע תוקפנית?
לכתוב את העובדות: מספר חשבונית, סכום, מועד ודרך לשלם, ולהוסיף משפט כמו "אם כבר שילמת, תודה ותתעלם מההודעה". בלי התנצלויות ובלי כעס.
האם האוטומציה ממשיכה לשלוח גם אחרי שהלקוח שילם?
לא. ברגע שמסמנים את החשבונית כשולמה, התזכורות נעצרות.